Защо ресторантите се нуждаят от по-добра POS интеграция, а не просто от повече POS функции

Повечето ресторанти вече имат POS.

Това не е проблемът.

Проблемът е, че много ресторанти приемат, че наличието на система за продажба означава, че останалата част от операцията е достатъчно свързана. В действителност, POS често се превръща в силна система, разположена в средата на няколко по-слаби предавания на данни.

Менютата живеят някъде другаде. Поръчките могат да живеят някъде другаде. Съдържанието на уебсайта определено живее някъде другаде. Видимостта в Google живее някъде другаде. Събития, мобилни плащания, комуникация с гости и анализи често разчитат и на допълнителни инструменти.

Ето защо собствениците на ресторанти все още могат да се чувстват оперативно фрагментирани, дори когато имат модерна POS система.

Проблемът не винаги е липсващи функции в POS. Проблемът е слабата POS интеграция в останалите системи на ресторанта.

Тази статия обяснява защо POS интеграцията е по-важна, отколкото повечето оператори си мислят, какво всъщност подобрява по-добрата интеграция и как собствениците трябва да оценяват софтуера за POS в контекста на по-широкия бизнес, а не като изолиран продукт.

POS е важна, но не е цялата операционна система

Добрият POS е важен. Той е централен за транзакциите, приемането на поръчки и основните отчети.

Но дейността на ресторанта е по-широка от самите транзакции.

Ресторантите сега работят върху множество свързани повърхности

Повечето ресторанти се сблъскват с някаква комбинация от:

• цифрови менюта
• директни онлайн поръчки
• мобилни плащания
• логика на обслужване, базирана на маси или зони
• менюта за събития
• уебсайтове
• видимост на менюто в Google
• ангажиране на гостите и промоции
• анализи на поведението, а не само на продажбите

Ако POS е отделен от тези системи, вместо да се свързва с тях, ресторантът се оказва с фрагментирани операции, дори ако самата POS е надеждна.

Повече POS функции не решават автоматично пропуските в работния процес

Изкушаващо е да се приеме, че отговорът е просто закупуване на по-голям или по-богат на функции POS.

Понякога това помага. Но често истинският проблем е колко добре POS се интегрира с останалата част от технологичния стек на ресторанта.

Това е важно, защото несвързаните системи създават:

• повтаряща се работа
• непоследователни данни за менюто
• слепи петна в отчитането
• по-бавни актуализации
• несъответствия, насочени към гостите
• повече ръчно съгласуване за персонала и мениджърите

Защо POS интеграцията е по-важна, отколкото собствениците очакват

Силната POS интеграция за ресторанти прави нещо просто, но важно. Тя помага на останалата част от бизнеса да остане синхронизирана със слоя на транзакциите.

Промените в менюто трябва да протичат чисто

Ако един артикул в менюто се промени, тази актуализация често има последици извън терминала.

Може да повлияе на:

• менюта на уебсайта
• онлайн поръчки
• QR менюта
• менюта за събития
• информация, насочена към Google
• контроли за наличност
• категории за отчитане

Когато тези повърхности са несвързани, дори малките промени в менюто стават оперативно скъпи.

Поръчките и плащанията трябва да се свързват с по-широки операции

POS не е само за въвеждане на транзакции. Той трябва да помага за поддържане на чист поток между:

• обслужване на място
• поръчки за взимане
• проследяване на плащания
• съгласуване
• анализ на поведението на гостите
• отчетност на персонала

Ако тези области са слабо свързани, ресторантът прекарва повече време в тълкуване на случилото се, отколкото в подобряване на случващото се след това.

Защо фрагментираните системи създават толкова много скрит труд

Това е един от най-недооценените разходи в ресторантьорските технологии.

Собствениците често забелязват първо разходите за абонамент за софтуер. Разходите за скрит труд забелязват по-късно, ако изобщо ги забележат.

Винаги някой в крайна сметка върши синхронизиращата работа

Когато системите не са интегрирани, хората стават свързващото звено.

Това обикновено означава, че някой от екипа:

• ръчно актуализира множество системи
• проверява дали цените съвпадат навсякъде
• съгласува поръчки или плащания между различни инструменти
• потвърждава, че уебсайтът и оперативните данни съвпадат
• коригира несъответствия, след като гостите ги забележат

Тази работа може да не се появява като отделен ред в заплатите, но абсолютно струва време и внимание.

Ръчното съгласуване също увеличава риска

Колкото повече ръчни прехвърляния трябва да управлява екипът, толкова по-вероятно е бизнесът да изпита:

• стари менюта
• объркване при плащанията
• несъответствия в отчетите
• дублиращи се или непоследователни записи
• по-слабо доверие от страна на гостите

Тези проблеми не винаги изглеждат драматични. Често те се проявяват като ниско ниво на оперативна тежест, с която собствениците просто свикват.

По-добрата интеграция на POS подобрява управлението на менюто

Менютата са един от най-ясните примери защо интеграцията на POS в ресторантите е от значение.

Последователността на менюто зависи от потока на данни

Ресторантите вече нямат само една повърхност за менюто.

Може да се наложи менюто да бъде отразено в:

• POS терминали
• вътрешни цифрови менюта
• директни поръчки
• уебсайт на ресторанта
• Google Business Profile
• конфигурации на събития

Ако ресторантът не може да поддържа ефективно тези неща в съответствие, работата става по-нестабилна.

По-добрата интеграция намалява дублираните актуализации

Едно от най-силните предимства на по-добрата интеграция е превръщането на POS в част от свързана екосистема на менюто, а не в отделна крайна точка.

Това помага на собствениците да намалят:

• повтарящи се редакции
• разминавания в цените
• стари описания на артикули
• непоследователна наличност
• разочарование при провеждане на промоции или сезонни промени

По-добрата POS интеграция подобрява и отчитането

Много проблеми с отчитането в ресторантите идват от несвързани източници на данни.

POS отчетите са необходими, но не винаги достатъчни

POS обикновено може да ви каже какво е продадено. Това е важно.

Но ресторантите все по-често трябва да разбират и:

• какво са разгледали гостите, преди да поръчат
• кои канали са довели до поръчката
• кои секции или зони са се представили най-добре
• как поведението при плащане влияе на пропускателната способност
• как се сравняват събитията и редовното обслужване
• как ангажираността на гостите се съгласува с приходите

Това изисква по-широка интеграция.

Свързаните данни създават по-полезна бизнес информация

Когато данните от POS се свързват с менюта, уебсайтове, поръчки и оперативни системи, собствениците могат да получат по-добри отговори на въпроси.

Например:

• подобри ли се миксът на продажбите след преработка на менюто?
• промени ли се стойността на сметката или качеството на маржа след акция за директни поръчки?
• различават ли се резултатите на определени зони през различните части на деня?
• намалява ли мобилното плащане триенето в края на храненето по измерим начин?

Това са видовете въпроси, които помагат за подобряване на бизнеса.

Историята на гостите става по-ценна, когато системите всъщност комуникират помежду си

Ресторантите все повече искат по-добро разбиране на повтарящото се поведение, предпочитанията, моделите на поръчки и качеството на каналите. Но данните за гостите стават много по-малко полезни, когато са разпръснати.

Ако POS, потокът от онлайн поръчки и преживяването при плащане са слабо свързани, ресторантът в крайна сметка получава непълна картина на връзката с госта.

По-добрата POS интеграция поддържа по-пълен оперативен изглед, като улеснява свързването на:

• посещения на място
• директни онлайн поръчки
• поведение при плащане
• предпочитания за артикули
• модели на честота

Това не само подобрява отчитането. То подкрепя по-доброто гостоприемство и по-интелигентните решения за задържане на клиенти.

POS интеграцията също помага за изживяването на гостите

Гостите не мислят в системи. Те мислят в преживявания.

Ако системите на ресторанта са фрагментирани, гостът усеща това косвено.

Гостите бързо забелязват непоследователността

Те могат да се сблъскат с:

• несъответствия в менюто
• бавни предавания на поръчки
• объркване при плащане
• неясна наличност
• промоции, които не се свързват с реални предложения

Те няма да ги опишат като проблеми с интеграцията. Те просто ще преживеят ресторанта като по-малко гладък, отколкото би трябвало да бъде.

По-добрата интеграция помага изживяването да е съгласувано

Тази съгласуваност е от значение.

Ако менюто, процесът на поръчка, процесът на плащане и информацията, която се показва на гостите, са съгласувани, ресторантът изглежда по-надежден и актуален.

Това повишава доверието, а доверието влияе на разходите и повторното посещение.

Екипите на фронт-офиса също печелят от по-чист информационен поток

Когато системите са фрагментирани, екипите на фронт-офиса често трябва да компенсират в реално време. Те отговарят на въпроси на гости с непълна информация, проверяват ръчно наличността на артикули или заобикалят несъответстващи състояния на поръчки между системи.

Това създава фина оперативна умора.

По-добрата интеграция намалява честотата, с която екипът трябва да интерпретира системата, вместо да ѝ се доверява. Това може да направи обслужването по-спокойно и последователно, особено по време на натоварените часове.

Как изглежда добрата POS интеграция на практика

Силната настройка трябва да поддържа повече от суров трансфер на данни.

Поръчките трябва да протичат чисто

Ако гост поръча чрез директен дигитален канал, информацията трябва да се премести в оперативния работен процес на ресторанта без излишно триене.

Плащанията трябва да се съгласуват чисто

Собствениците и мениджърите не трябва да извършват прекомерно ръчно съпоставяне, за да разберат какво се е случило по време на обслужването.

Актуализациите на менюто трябва да се синхронизират по-ефективно

POS не трябва да задържа ресторанта в една изолирана версия на истината за менюто.

Отчитането трябва да стане по-лесно за тълкуване

Собствениците трябва да могат да преминават от видимост на транзакциите към оперативна яснота.

Данните за гостите трябва да станат по-полезни

Ако ресторантът може да свързва поръчки, канали и предпочитания по-чисто, става по-лесно да се подобри преживяването с течение на времето.

Какво трябва да търсят собствениците, когато оценяват софтуера за POS в ресторант

Ако собственик сравнява системи, е полезно да зададе по-широк кръг от въпроси.

1. Колко добре се свързва този POS с останалата част от бизнеса?

Това включва менюта, поръчки, плащания, отчети, уебсайтове, събития и системи, обслужващи гостите.

2. Ще намали ли това ръчното съгласуване?

Ако не, ресторантът може просто да премести проблема другаде.

3. Може ли менюто да остане последователно в различните повърхности?

Това е един от най-практичните признаци за полезна натройка.

4. Става ли отчитането по-лесно за действие?

По-добрият софтуер трябва да води до по-ясни решения, а не до повече несвързани числа.

5. Това ли прави преживяването на гостите по-гладко?

Това винаги трябва да бъде част от оценката, а не отделна мисъл.

6. Подобрява ли това управлението на промените с течение на времето?

Ресторантите винаги променят нещо: менюта, цени, модели на обслужване, опции за плащане, предложения за събития или потоци за цифрови поръчки.

Собствениците трябва да попитат дали настройката на POS улеснява или затруднява въвеждането на тези промени. Силната интеграция обикновено намалява триенето при промяна, тъй като по-малко системи се разминават, когато настъпят актуализации.

Често срещано възражение: „Нашият ПОС вече прави много“

Вероятно е така.

Но правилният въпрос не е дали POS има много функции. Въпросът е дали ресторантът работи по-гладко, благодарение на това колко добре POS се свързва с всичко останало.

POS, богат на функции, все още може да остави бизнеса фрагментиран.

Често срещано възражение: „Интеграцията звучи като ИТ проблем“

Всъщност това е оперативен проблем.

Собственикът не е нужно да се интересува от техническата архитектура заради самата нея. Той трябва да се интересува, защото качеството на интеграцията влияе на:

• ефективност на труда
• доверието на гостите
• скорост на актуализациите
• увереност в отчетите
• решения за приходите
• колко неща мениджърите трябва да държат ръчно заедно

Това прави POS интеграцията въпрос на управление, а не просто технически такъв.

Практически начин за мислене за подобренията

Собствениците не е нужно да преизграждат всичко наведнъж.

Полезният път за подобрение може да изглежда така:

1. Идентифицирайте къде POS е изключен от ежедневните работни процеси.
2. Очертайте най-болезнените несъответствия в менюто или данните.
3. Приоритизирайте интеграциите, които намаляват повтаряща се ръчна работа.
4. Подобрете потока на отчитане между транзакциите и реалните операции.
5. Оценете дали резултатът е по-последователно преживяване за гостите.

Това е много по-здравословен начин за развитие на ресторантьорски системи, отколкото преследване на функции в изолация.

Защо това е по-важно, тъй като ресторантите добавят канали

Колкото повече начини има един ресторант да обслужва гости, толкова по-важна става интеграцията.

Ако бизнесът добавя:

• директни поръчки
• бизнес със събития
• цифрови менюта
• мобилни плащания
• автоматизация на местния маркетинг
• управление на множество локации

тогава качеството на POS интеграцията става още по-важно.

Това е така, защото всеки нов канал или увеличава хаоса, или увеличава влиянието в зависимост от това колко свързани са системите.

Това е истинската причина интеграцията да е стратегически важна. Ресторантите рядко остават статични. Системите, които изглеждат поносими на даден етап, често стават болезнени на следващия етап на растеж, ако не са правилно свързани.

В крайна сметка

Ресторантите не просто се нуждаят от POS с повече функции. Те се нуждаят от по-добра POS интеграция в системите, които формират менютата, поръчките, плащанията, отчитането и изживяването на гостите.

Това е, което намалява скрития труд, подобрява последователността и помага на бизнеса да взема по-добри решения с по-малко догадки.

За собствениците и операторите това прави интеграцията на POS в ресторантите много по-голям стратегически въпрос, отколкото изглежда отначало.

А в бизнес, където оперативното триене се натрупва бързо, поправянето на тези връзки може да създаде повече стойност, отколкото добавянето на още един самостоятелен инструмент.

Spork помага на ресторантите да свързват POS данни с менюта, плащания, поръчки и отчитане в една платформа. Ако искате по-свързана операционна система около вашия POS, можете да започнете безплатен пробен период.